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会议策划人员办会的十个禁忌  

2017-05-27 14:04:21|  分类: 会议服务 |  标签: |举报 |字号 订阅

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       作为会议策划工作人员,在长期的会议工作中,通过时间的积累与经历,总会发现有某些细节能让我们在会议之中锦上添花,但某些事情却会导致前期的努力付诸流水,对这些禁忌我们更有必要去了解。
  1、坏习惯和活动策划
  在活动策划中我们喜欢走捷径,这事很正常的。活动是个非常复杂的项目,需要注重很多细节。我们需要走捷径。有经验的策划者不会每次都从头开始做计划。他们有自己的套路和潜在客户,也有自己的方法。不过走捷径也是有风险的,我们要时刻注意。环境的变化是很快的,会议产业也处于时刻变化中。当其拥有技术性的时候更是如此。科技的便捷性深深影响着与会者体验。让我们来看看那些会影响活动策划的坏习惯。
  2、带着巨大的装订册
  为什么活动策划老带着一个巨大的装订册是个谜,没人知道原因,但还是都这么做。在10年前你这么做还能接受。现在我告诉你:商店就有卖的一种东西叫电脑。这东西很棒,可以利用一些程序来很好地帮你规划活动的每一阶段。会有程序帮你规划日期,甘特图,团队工作协调和县城售票。是时候放下你手中沉重的包袱了,节约用纸,感受一下电脑为你带来的便捷。
  3、不提供免费Wi-Fi
  六年前,如果不能用Wi-Fi,是可以接受的;三年前,与会者已经有了相应的需求;如果在现在再发生这种情况,那么你就成功了削减了很大一部分重要与会者。
  4、检查客人的纸质通行证
  你觉得在一个活动中所有客人都排成一队等待入场会有什么乐趣?答案是什么也没有。当然这对有些人来说是个让游戏通关的好机会,但是相信我他们还是更想迅速的进场。从一长串人名单中核对与会者是行不通的。重要的是当人数众多的时候如何良好的协调。电子票是一项很好的技术。你可以免费使用它,或者花一些创意在上边比如利用面部识别之类的。
  5、让与会者填写调查评价
  最近我去参加了一个大型活动,之后我收到了很多封邮件让我填写调查问卷。其实我很反感填这些该死的问卷。不过也不光只有我不爱填问卷。与会者不填调查问卷其实很正常,如果有0.5%的人将问卷反馈那就很棒了。其实还有更好的办法来收集反馈。媒体统计其实就是个很好的例子。如果你留意了媒体情况,就会发现很多信息,不需要提交什么问卷,就能知道自己哪做的好哪做的不好了。
  6、让偏见影响决定
  偏见就像病毒,我们需要摆脱它。不能理性的分析问题就会影响我们做出的决定。如果我们的决定不是建立在理性之上的,那它就失去了作用。哈佛商学院做过一个研究:在麦肯锡的1000个商业投资来看,当组织者在在做决定的时候保持理智的分析不受偏见的影响,他们的投资回报率将会提高7%。
  7、不停地给你的团队发邮件
  如果让你将成功的重点排出名次,排在首位的可能会是团队合作。我们利用一些工具去沟通,但是它并不能让我们的团队更协调。一个复杂的活动并不是通过邮件就能沟通清楚的。一封邮件被抄送给30多人,邮件的页面信息就会变得非常混乱。一些重要的信息很可能就会被忽略。我们应该用一些更有效率更好的软件来进行沟通,不仅让你的团队满意,也要让客户满意。
  8、用纸打印你的活动指南
  我觉得我们不需要把活动指南都打印出来。我们浪费了很多纸打印了好多没有人看的广告和文章。活动指南的作用是标示流程和地图。其实一些手机应用就可以替代活动指南了。你可以利用他们做到很多,起码比你印了一堆活动指南要更有效率。
  9、像寻找装饰物一样寻找演讲人
  为客人选择合适的桌面装饰并弩男。只要问问供应商,现在什么最受欢迎,并且能与会场的整个氛围、风格和颜色相配,你就能很好的做出选择。但是你不能像选择桌面装饰一样,简单的选择演讲者。在安排这些的时候你要对客人的娱乐需求有所了解。当你寻找一个演讲者的时候,可以取找一些他曾经的视频资料和幻灯片,进行一些简要的分析,包括他们的视频点击率和喜爱率。
  10、从不进行统计分析
  有时候我们花了很贵的价钱去使用一个工具只是为了给老板看或者给自己看我们干了什么。但是我们应该看到这些工具为我们提供的那些数据和信息,更应该对其加以分析,这样才能让工作进行的更好。
  总结:
  我们没有理由去坚持那些会阻碍我们成功的坏习惯。试着去改掉它吧。有时候走捷径的确会为我们节省一些时间,但是有时候他也会对我们的计划造成阻碍。关键是要让我们的工作更有价值,更有效率。
 
       北京最专业的会议服务公司——每日文化,成立于2003年, 集传媒运营和品牌管家为一体, 长期致力于品牌全资源整合传播和落地公关策划执行服务。我们的优势:客群优势;演艺人员的组织优势;强大的媒体公关能力;组织大型活动的丰富实战经验;超强的现场把控能力;对细节的细微把控。我们的资源:全北京独家拥有的特技软件设备;顶级艺人的邀请能力;专业而团结的策划小组;强劲的媒体资源展示。
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