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一场成功的活动策划细节把控体现在哪?  

2017-08-15 13:54:04|  分类: 活动策划 |  标签: |举报 |字号 订阅

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  一、活动项目前期沟通
 
  任何一个活动项目前期沟通很重要,这就是说根据活动要求要把活动中的每一个信息点和相关的要求要准确无误的传递给相关供应商,那一个活动项目都需要沟通些什么呢?
 
  一般来说活动项目前期分为礼仪管理沟通、摄影摄像管理沟通、主持人管理沟通、搭建/AV管理沟通、VIP管理沟通、演艺管理沟通、餐饮管理沟通、安保管理沟通、礼品管理沟通等等。
 
  上述这些细项中需要我们如何去与供应商进行沟通,都沟通那些内容呢? 如,礼仪管理的沟通,我们前期需要告知供应商筛选符合活动要求的礼仪(根据客户要求从年龄、经验、身高、身材、面容、皮肤、口齿这几方面进行挑选)、提供符合活动调性的服饰、告知活动流程、细节内容、化妆、站姿等培训。
 
  再如主持人管理沟通需要提前告知主持人活动的相关细节包括,活动背景、活动人数、活动嘉宾构成、活动环节、活动地点、活动时间、服装要求等。
 
  通过上述项目中两个项的沟通举例,不难看出在活动中每项管理沟通要将具体的要求及细节告知给供应商只有这样才能保证一个活动的顺利进行。
 
  二、执行文案的撰写
 
  所谓的执行文案就是活动中需要的执行手册,它是一个活动能沟通顺利进行的有力保证,将活动项目所涉及各个岗位的职责及时间安排都撰写在执行手册中有助于后期参加项目的人员能够快速了解项目,明确分工及自己的岗位的要求。
 
  那执行手册一般都包含那些内容呢?一般包含活动基本信息、整体活动流程安排、职责分工、AV流程控制表、物料清单、摄影摄像管理、礼仪管理等,在根据活动流程及安排将活动时间、工作内容、工作要求填写到活动列表每个岗位职责中去,如下图是一个摄影的流程管理安排表能够清晰的看到摄影的时间安排、工作地点、拍摄内容及相关要求。
 
  我们以往做执行手册过程中出现一个误区,从常规执行手册目录上分析就是一个“已确认信息的汇总资料”,实际上对现场并没有真正起到执行管理的作用。因此我提出了一个方法也可以算是一套标准,执行手册究竟如何撰写?除了应有的确认信息外,还需要将现场的分工内容以文字资料进行详细的描述,这里给出一个方法,活动执行五要素方法论:时间、地点、做什么、怎么做、备注!如摄影摄像管理表中的内容一样,礼仪管理、搭建管理、演艺管理、主持人管理等都可以将现场的执行内容提前以文字内容写出来,这样做的好处有几点:
 
  ·保证执行效果、降低风险。在活动中各岗位按照活动执行手册中的内容进行培训,可以确保每项工作实施内容准确无误,保障活动的顺利进行,降低活动各环节出错率。
 
  ·适合新人培训。新人可以按照活动执行手册中一个岗位职责规定直接进行操作,可降低对新人进行项目培训的沟通成本。
 
  ·体现专业度,让客户对我们在执行层面的经验更加放心。
 
  三、现场的执行管理
 
  由于活动现场的管理事务繁杂,如何控制好现场的各项工作,保证活动顺利进行,这就要求活动的管理者在事前项目沟通以及执行文案的撰写上要准备充分,即要将项目所有的细节及要求与各类供应商谈清,还有要把岗位分分清楚以及各岗职责及要求写细,最后在现场由活动管理者统一管理各方面负责人,协调和控制整个现场工作,那在活动现场活动管理者具体负责哪些工作呢?
 
  一般在活动的现场活动管理人员主要工作在于:监督和控制各种岗位人员的到场和准备情况。例如舞台灯光音响视频是否已经安装和调试完毕,为领导嘉宾准备的水、胸花等是否齐备,演职人员及主持人是否到齐,媒体记者是否已安排妥当等;负责各岗位之间的信息沟通及确认。参与活动的各个方面都需要互相配合,各岗位人员应当及时传达他们之间的信息和各种配合要求;负责解决各岗位体提出的各种要求和出现的各种问题;及时了解各岗位工作进展情况等。
 
       北京最专业的活动策划公司——每日文化,成立于2003年, 集传媒运营和品牌管家为一体, 长期致力于品牌全资源整合传播和落地公关策划执行服务。我们的优势:客群优势;演艺人员的组织优势;强大的媒体公关能力;组织大型活动的丰富实战经验;超强的现场把控能力;对细节的细微把控。我们的资源:全北京独家拥有的特技软件设备;顶级艺人的邀请能力;专业而团结的策划小组;强劲的媒体资源展示。公司网址:www.mrwh.net
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